La gestión de recursos no es más que el proceso de planificar y programar los recursos con que contamos para obtener la máxima eficacia posible a la hora de afrontar un proyecto específico.

Y cuando hablamos de recursos no nos referimos únicamente a recursos financieros, sino a todo aquello que hace falta para llevar adelante una tarea, y se puede referir tanto al conjunto de habilidades de los empleados como a la adopción de un nuevo software.

Si por ejemplo vamos a planificar un evento, la programación del personal para atender el mismo será un recurso, pero también lo serán los proveedores (o la planificación de estos), o el software que utilizaremos para que los invitados se registren y también el que se encargará de realizar el presupuesto completo.

La gestión de recursos se enfoca en lograr la mayor eficiencia, y para ello hay que empezar por saber con detalle lo que se necesita para llevar adelante determinado proyecto. Se trata de algo tan importante que muchas veces es necesario contratar a alguien para que se ocupe exclusivamente de estas tareas, un cargo que justamente tiene ese nombre: “Gestor de recursos”, que se encargará de asignar los recursos para que un proyecto específico se lleve a cabo de forma satisfactoria.

Entre las ventajas de una gestión de recursos efectiva, se pueden destacar cuatro elementos:

1. Evitar imprevistos. Cuando se conocen los recursos que serán utilizados se reducen las posibilidades de que surjan problemas que no se habían anticipado.
2. Evitar la sobrecarga. Gestionar recursos nos permite obtener una visión más general de la carga de trabajo que tendrá el equipo, y así se evita la sobrecarga de trabajo en un recurso (recuérdese que los empleados pueden ser vistos también como recursos) determinado.
3. Mayor seguridad. Cuando se planifica de manera adecuada lo que se puede hacer según los recursos que tenemos a mano es más difícil que un proyecto no tenga éxito.
4. Medición. Nos permite planificar mejor el retorno de la inversión, pues obtendremos una visión general de lo que es necesario para acometer un proyecto o celebrar un evento.

En cuanto a la implementación de la gestión de recursos, hay por lo menos tres aspectos que habrá que tener en cuenta:

Asignación. Es el proceso de abordar los proyectos empleando los recursos con los que se cuenta de la manera más eficaz. Los informes que realicen los gestores de recursos en este sentido serán luego utilizados como materia prima por los gestores de proyecto. A la hora de hacer la asignación de recursos es crucial tener a la mano un resumen detallado de los mismos y su disponibilidad. Mientras mejores sean los informes, se contará con mayor eficiencia y transparencia.

Nivelación. En una organización es importante descubrir cuáles son los recursos poco usados o usados de manera ineficaz. Hay que estar atentos, por ejemplo, a las habilidades que tiene cada empleado para poder utilizarlas en beneficio de toda la empresa y que no se pierdan o se subutilicen.

Previsión. Hay que intentar predecir las futuras necesidades de recursos que tendremos antes de comenzar con un proyecto. Cuando se planifique el mismo hay que saber divisar sus posibles limitaciones, los riesgos que implica y los costes imprevistos que pueden aparecer.

En conclusión, la gestión de recursos consiste en hacer más con menos, y sus principales características son: la optimización y la eficiencia. Planificar eficientemente es responsabilidad de todas las empresas y hacerlo de manera tal que se obtenga el éxito es la mayor ganancia.