Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, organizar y automatizar las tareas administrativas de una empresa o institución; al mismo tiempo en facilita el análisis del rendimiento y los riesgos de dicho negocio.

En cualquier compañía es importante que cada área esté consciente sobre sus objetivos y metas en aras de una mayor eficacia. Pero también es crucial que la operación de todas las áreas del negocio se alinee con los objetivos de la empresa. Los sistemas de gestión ayudan precisamente a esto, ya que automatizan aquellas actividades que aún se soportan en sistemas departamentales y hojas Excel desarrolladas individualmente por algunos empleados.

Hoy los sistemas de gestión (ERP por sus siglas en inglés: “Enterprise Resource Planning”) deberían ser el soporte de cualquier empresa moderna, pues los beneficios que otorgan son clave.

Hemos preparado una lista con siete ventajas que ofrecen estos métodos para estructurar el trabajo en cualquier compañía, emprendimiento o fundación:

Mayor volumen de trabajo con menos recursos. La automatización de los flujos de información redunda en una mayor agilidad a la hora de llevar a cabo los procesos, automatizados y basados en reglas de gestión.

Control de todos los procesos. Los sistemas de gestión facilitan el control de los procesos que hacen que una empresa funciona.

Mejor integración con el mercado. Cada vez más los sistemas están abiertos al exterior y orientados al mercado y los clientes, permitiendo tener una buena información de éstos.

Reducción de costos. Con la información que aportan, es posible reducir los costos operativos. Un sistema de gestión, por ejemplo, nos indicará cuál es el mejor orden para ejecutar el plan de producción, cuál es el proveedor que ofrece los mejores precios y condiciones o cómo agrupar los efectos contables para tener los mínimos gastos financieros en función de las condiciones bancarias.

Mejora del servicio al cliente. Al mejorar los procesos en general se optimizará el servicio al cliente, pues se tendrá una visión integral de la relación con éste. Este punto es fundamental si se quiere destacar por encima de la competencia.

Integrarse con clientes y proveedores. Este es uno de los factores de optimización operativa más evidentes que otorga un sistema de gestión.

Gestión eficiente de recursos. Los sistemas de gestión son además el soporte fundamental para la gestión de recursos, sean humanos o económicos.

Existen además varios tipos de ERP, cada uno con un foco diferente. Podríamos así hablar de los CRM, orientados a la relación con los clientes, para la gestión de almacenes están los SGA, si se trata de organizar documentos tenemos a los DMS, y los BPM para la gestión de los procesos empresariales en general. En los últimos años también se han puesto de moda los BI, orientados al análisis de la información disponible.

En definitiva, manejar la información empresarial es un elemento clave para que los negocios marchen bien. Es por ello por lo que utilizar un sistema de gestión permitirá planificar estratégicamente el funcionamiento de una empresa, al mismo tiempo en que se ejecutan políticas, indicaciones y procesos para emprender actividades presentes y futuras.